Qué indicadores debería medir una pyme (y cuáles ignorar)

Los paneles se llenan de indicadores porque son fáciles de calcular, no porque sirvan. El resultado es un tablero con dieciocho números que nadie mira, y la sensación incómoda de que “tenemos los datos pero no los usamos”.

El filtro que aplicamos es uno solo, y es incómodo de aplicar: si un indicador no cambia ninguna decisión, no va al panel.

La prueba de las dos preguntas

Para cada indicador que quieras medir:

1. ¿Qué decisión tomas con este número?
2. ¿Qué harías distinto si subiera o bajara un 20%?

Si no puedes responder las dos en una frase, el indicador no está listo. Puede que sea interesante, puede que se vea bien en un gráfico, pero no es un indicador de gestión: es decoración.

Aplica esa prueba a tu panel actual. En nuestra experiencia sobrevive menos de la mitad, y el panel resultante se mira todas las semanas en vez de nunca.

Los cuatro que casi siempre valen

No son los mismos para todos los negocios, pero en pymes chilenas estos cuatro aparecen una y otra vez porque cada uno lleva a una acción clara.

1. Ventas de la semana, con comparación

No el número solo: comparado con la semana anterior y con la misma semana del mes pasado. Un número sin referencia no dice nada. Con referencia dice si hay que reaccionar.

Decisión que habilita: ajustar esfuerzo comercial esta semana, no el próximo mes.

2. Margen, no solo facturación

Es el indicador que más pymes no miran y el que más duele descubrir tarde. Se puede crecer en ventas y estar perdiendo plata si el crecimiento vino de los productos o los clientes equivocados.

Decisión que habilita: dónde poner el esfuerzo y qué dejar de vender.

3. Cobranza vencida

Cuánta plata está facturada y no cobrada, y desde cuándo. Es el indicador con la relación más directa entre mirar el número y tener caja.

Decisión que habilita: a quién llamar hoy.

4. Concentración de clientes

Qué porcentaje de tus ventas depende de tu cliente más grande. Si un cliente es más del 30%, ese es tu riesgo principal aunque todo lo demás vaya bien.

Decisión que habilita: cuánta urgencia poner en diversificar.

Los que suelen ser ruido

Totales acumulados sin contexto. “Vendimos 400 millones este año” no sirve para decidir nada si no está comparado con algo.

Métricas de actividad. Cantidad de correos enviados, reuniones realizadas, publicaciones hechas. Miden esfuerzo, no resultado, y tienden a premiar el movimiento por sobre el avance.

Promedios sin dispersión. El ticket promedio esconde que tienes dos clientes enormes y treinta chicos. El promedio te tranquiliza y la distribución te informa.

Todo lo que se mide porque la herramienta lo trae por defecto. Si nunca lo pediste, probablemente no lo necesitas.

Un indicador que casi nadie mide y debería

Cuánto tiempo pasa entre que ocurre algo y que te enteras.

Si vendiste mal el lunes y lo sabes el viernes, tienes cuatro días de decisiones tomadas a ciegas. Ese retraso es un indicador en sí mismo, y bajarlo suele tener más impacto que agregar cualquier métrica nueva al panel.

Es también la razón por la que un reporte automático semanal vale más que un panel perfecto que nadie actualiza.

Cómo armarlo sin sobrepensarlo

1. Escribe las tres decisiones que tomas todas las semanas.
2. Para cada una, anota qué número necesitarías para tomarla mejor.
3. Esos son tus indicadores. Normalmente son tres o cuatro, no quince.
4. Averigua de dónde sale cada uno. Si alguno no existe en ningún sistema, ese es otro proyecto: primero hay que capturarlo.

Ese ejercicio toma media hora y evita el panel de dieciocho gráficos que a nadie le sirve.

Si quieres que lo hagamos juntos, es la primera parte de lo que hacemos en reportes y paneles. Treinta minutos, sin costo, y sales con tu lista corta.